Datenschutzerklärung: Nutzung der physischen Scaneinheiten

Bitte beachten Sie, dass die Scaneinheiten in einem öffentlich einsehbaren Raum aufgestellt sind. Personen hinter oder neben Ihnen können ggf. Einblick in die von Ihnen auf dem Scanner platzierten Dokumente nehmen. Soweit Sie dieses Risiko nicht eingehen möchten, empfehlen wir die Einreichung per Post, die Nutzung der Uploadfunktion im Portal Jobcenter.digital oder die persönliche Abgabe.

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, direkt bei uns im Jobcenter Dokumente einzuscannen, die wir sodann Ihrer Akte zuordnen können. Zu diesem Zweck können Sie unsere Scan-Stationen nutzen.

Kunden des Jobcenter Landkreis Heilbronn müssen bei Beginn des Scanvorgangs auswählen, dass sie Kunde des Jobcenter Landkreis Heilbronn sind.

Durch die Scan-Stationen können nach der verpflichtenden Eingabe von

·         Name

·         Vorname

·         BG- oder Kundennummer

freiwillige Angaben wie z.B. die Telefonnummer, Mail-Adresse, der Wohnort oder die Postleitzahl können angegeben werden.

Anschließend kann der Nutzer der Scan-Station entsprechend der digitalen Anleitung am Bildschirm Dokumente einscannen. Der Scanner wird zu diesem Zweck die vom Kunden eingescannten Dokumente inklusive aller darauf ersichtlichen Informationen zwischenspeichern.

Der Kunde kann den Scanvorgang durch Bestätigung des Uploads beenden. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse eingegeben, kann er sich freiwillig dafür entscheiden, dass er eine Kopie des Vorgangs (inkl. der eingescannten Dokumente) per E-Mail erhält. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die E-Mail standardmäßig unverschlüsselt übertragen wird. Bitte beachten Sie, dass bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg nicht gewährleistet werden kann. Bei der Übermittlung per E-Mail oder unter anderem die folgenden Risiken:

·         personenbezogenen Daten könnten wegen einer nicht korrekten Eingabe der E-Mail-Adresse unbefugt offenbart werden;

·         Sie haben keine Informationen zur Empfängerseite, z.B. welche oder wie viele Personen Zugang zur E-Mail haben.;

·         durch die Übertragung der Daten bei E-Mail über mehrere verteilte Zwischenstellen besteht ohne Verschlüsselung grundsätzlich eine Zugriffsmöglichkeit für unbefugte.

 

Sofern Sie dieses Risiko nicht eingehen möchten, geben Sie bitte keine E-Mail-Adresse an bzw. verneinen Sie die Frage nach der Bestätigung per E-Mail.

Nach Abschluss des Scans werden die gescannten Dokumente gemeinsam mit den vom Kunden angegebenen Informationen verschlüsselt an das Jobcenter der Landkreis Heilbronn übermittelt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Im Rahmen des Scanprozesses können grundsätzlich sehr viele verschiedene Arten von Daten erhoben und verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung stellt daher ihre Einwilligung zu Beginn des Scanprozesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i.Vm. Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO dar.

Bei der anschließenden Bearbeitung der Dokumente durch das Jobcenter gelten die für die jeweiligen Daten einschlägigen Rechtsgrundlagen wie z.B. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Pflichterfüllung im Rahmen des Rechts der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 67 ff SGB X, SGB III, SGB II sowie spezialgesetzliche Regelungen.

Zweck der Datenverarbeitung
Die im Rahmen des Scans eingegebenen und eingescannten Daten werden zur digitalen Übermittlung an uns als Jobcenter der Landkreis Heilbronn übersendet. Die Pflichtangaben dienen dabei der Zuordnung der hochladenden Person in unserem System. Durch die freiwilligen Angaben können Sie noch effektiver von uns im System gefunden werden. Die Angabe der Telefonnummer kann sinnvoll sein, wenn wir Sie z.B. bei Rückfragen zu den hochgeladenen Dokumenten kontaktieren sollen und uns bislang eine Telefonnummer von Ihnen nicht vorliegt.

Die hochgeladenen Dokumente werden wir anschließend im Rahmen der für das jeweilige Dokument erforderlichen Zwecke bearbeiten.

Soweit Dokumente hochgeladen werden, die offenkundig an das im gleichen Haus ansässige Jobcenter Stadt Heilbronn gerichtet worden sind, werden wir im Zuge Ihrer erteilten Einwilligung an die Kollegen weiterleiten.

Dauer der Speicherung
Die Löschung der im Rahmen der Übermittlung erhobenen Daten im Scanner erfolgt unmittelbar nach Upload der Dokumente.

Die Speicherdauer der anschließend im Zuge der Akte weiterverarbeiteten Daten ist abhängig davon, welche Dokumente Sie uns hochgeladenen haben.

Generell werden wir erhobene Daten, insbesondere Sozialdaten sofort löschen, wenn die Speicherung zur Erfüllung des Zwecks nicht mehr erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass durch die Löschung der Daten schutzwürdige Interessen von Ihnen beeinträchtigt werden.

Wir werden die Daten jedoch spätestens nach Ablauf der in der Weisung 201709007 vom 20.09.2017 – Verbindliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen im Rechtskreis SGB II (https://www.arbeitsagentur.de/datei/weisung201709007_ba014589.pdf) vom 20.09.2017 – resultierend aus der Regelung des § 40 Abs. 1 Satz 1 SGB II in Verbindung mit § 45 Abs. 3 Satz 3 SGB X definierten absoluten Löschfristen löschen.

Alle Daten, die keine Sozialdaten sind, werden nach Erreichung des Zwecks gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Widerrufs- und Löschungsmöglichkeit
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung im Hinblick auf die Übermittlung der Dokumente jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung durch Sie wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Ist der Upload abgeschlossen, werden die Dokumente durch den Sachbearbeiter auf Basis der jeweils für die Bearbeitung der Dokumente einschlägigen Rechtsgrundlagen weiterverarbeitet. Nähere Informationen zu Ihren Rechtsansprüchen finden Sie im Punkt „Ihre Rechte“ an späterer Stelle in dieser Datenschutzerklärung.

Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten
Die Nutzung des Scanners erfolgt auf freiwilliger Basis und ist weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben. Durch den Scanner können Sie effektiv und einfach Dokumente an uns bereitstellen. Selbstverständlich können Sie Dokumente auch per Post, persönlicher Übergabe oder über den Upload mittels jobcenter.digital an uns übersenden. Sofern Sie den Upload mittels Scanner nutzen möchten, müssen Sie die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder ausfüllen. Sofern Sie die notwendigen Felder nicht ausfüllen, können Sie entweder die Anfrage nicht absenden, oder wir können Ihre Anfrage leider nicht bearbeiten.

Wenn Sie eine Kopie der Daten per Mail erhalten möchten, müssen Sie Ihre E-Mail Adresse eingeben und die Übermittlung bestätigen.