Datenschutz – Upload-Funktion

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit über unsere Upload-Funktion kostenfrei Unterlagen online ein- bzw. nachzureichen.

1. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese verarbeitet?

Neben den hochgeladenen Dokumenten und den dort ersichtlichen Daten, erheben wir zur Zuordnung der hochgeladenen Dokumente zu einem bereits gestellten Antrag, späteren Kontaktaufnahme und Verifizierung der Person weitere personenbezogene Daten wie z.B.: Namen, Vorname, E-Mail-Adresse, BG-Nummer, Telefonnummer und Ihr Anliegen. Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden wir nutzen, um Ihr Anliegen einem laufenden Vorgang zuordnen und dieses im Anschluss bearbeiten zu können.

Durch Eingabe Ihrer Daten im Rahmen der Upload-Funktion übermitteln Sie diese an unseren externen Dienstleister, die

smart cjm GmbH, Heyenbaumstraße 139-141,47802 Krefeld,

mit der wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben.

1. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten steht Ihre Einwilligung. Nähere Informationen finden Sie in der konkreten Einwilligung, ohne die wir Ihre Daten nicht verarbeiten. Rechtsgrundlage ist daher Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, wenn Sie besonders schützenswerte personenbezogene Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO in das Anfrageformular eingeben.

Die Weiterverarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt nach dem Upload zur Erfüllung unserer rechtlichen Aufgaben im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen Klauseln des Sozialrechtes. Die einschlägigen Normen des Sozialrechtes können hierbei je nach Anfrageart unterschiedlich sein.

Selbstverständlich werden Ihre Daten im Rahmen strengster Vertraulichkeit behandelt und verschlüsselt übersendet.

1. Zweck der Datenverarbeitung

Die über unsere Upload-Funktion hochgeladenen Dokumente und die aufgenommenen Daten werden wir nur für die Bearbeitung des konkreten Antrags verwenden, die durch die Upload-Funktion in Verbindung mit Ihrem Anliegen eingeht. Bitte beachten Sie, dass wir zur Erfüllung ihres Anliegens Ihnen unter Umständen auch E-Mails an die angegebene Adresse senden können. Dies hat den Zweck, dass Sie von uns eine Bestätigung erhalten können, dass Ihre Dokumente an uns korrekt weitergeleitet wurden. Der Versand dieser Bestätigungs-E-Mail ist jedoch für uns nicht verpflichtend und dient nur Ihrer Information. Soweit der Upload der Bearbeitung einer konkreten Angelegenheit beim Jobcenter (z.B. Gewährung von Grundsicherung, etc.) dient, werden die im Rahmen des Uploads zur Verfügung gestellten Daten auch für diese Zwecke weiterverarbeitet.

1. Dauer der Speicherung

Die Löschung der Daten ist abhängig davon, welches Anliegen Sie konkret gestellt haben.

Generell werden wir erhobene Daten, insbesondere Sozialdaten sofort löschen, wenn die Speicherung zur Erfüllung des Zwecks nicht mehr erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass durch die Löschung der Daten schutzwürdige Interessen von Ihnen beeinträchtigt werden. Wir werden die Daten jedoch spätestens nach Ablauf der in der Weisung 201709007 vom 20.09.2017 – Verbindliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen im Rechtskreis SGB II (https://www.arbeitsagentur.de/datei/weisung201709007_ba014589.pdf) vom 20.09.2017 – resultierend aus der Regelung des § 40 Abs. 1 Satz 1 SGB II in Verbindung mit § 45 Abs. 3 Satz 3 SGB X definierten absoluten Löschfristen löschen.

Alle Daten, die keine Sozialdaten sind, werden nach Erreichung des Zwecks gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht, erfolgt eine Löschung zudem 6 Wochen, nachdem die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet bzw. abgeschlossen ist.  Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

1. Widerrufs- und Löschungsmöglichkeit

Die Widerrufs- und Löschmöglichkeiten richten sich danach, ob die erhobenen Daten Sozialdaten im Sinne des § 84 SGB X sind oder sonstige Daten. Nähere Informationen finden Sie im Punkt „Ihre Rechte“ an späterer Stelle in dieser Datenschutzerklärung.

1. Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

Die Nutzung der Upload-Funktion erfolgt auf freiwilliger Basis und ist weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben. Sie sind nicht verpflichtet mit uns über die Upload-Funktion Kontakt aufzunehmen, sondern können auch die weiteren, auf unserer Seite angegebenen Kontaktmöglichkeiten, nutzen. Sofern Sie die vorhandenen Pflichtfelder nicht oder nicht vollständig ausfüllen, kann der Service nicht durchgeführt werden. Sofern Sie uns kontaktieren möchten, können Sie auch unsere anderen Möglichkeiten, wie E-Mail oder Post verwenden. Bitte beachten Sie, dass der Upload von Daten über unser Upload-Formular Auswirkungen auf die von uns zu erbringenden Leistungen haben kann. Wenn es sich um Daten oder Unterlagen handelt, zu deren Einreichung Sie gesetzlich verpflichtet sind (z.B. Antragsformular, beantwortete Fragebögen), sind Sie dennoch nicht verpflichtet, diese über das Upload-Formular bereitzustellen. In diesem Fall können Sie einen anderen Übertragungsweg nutzen (z.B. Post oder persönliche Abgabe vor Ort).